搗蛋鬼 扭扭

如果你想在自己的職業生涯中脫穎而出，那麼在任何時候都要保持專業和可靠是很重要的—即使你在休假時也是如此。但是每個人都應該休息一段時間。如果你有一個良好的工作和生活平衡，你的假期應該是一個真正的假期，沒有每五分鐘檢查一次你的電子郵件。

那麼你如何保持可靠？關鍵是一個有效的“不在辦公室”的自動回覆，這個功能啟動後，它會自動發送給任何寄信給你的人。你可能會認為這很基本，那麼代表你已經有了很好的專業禮儀。然而，還有人仍然沒開始這項習慣。如果你是這些人中的一員，而且你沒有設置任何自動回覆就離開辦公室，那麼你會讓每個發送電子郵件的人都認為你忽略了他們。在即時溝通的時代，這會加劇人們的情緒，並使你顯得不可靠。

(如何描述各種假期的說法，請看 → [英文] 五花八門的假，到底該怎麼說？)

扭扭分享兩種類型的自動回覆：

• “不在辦公室”的回覆  - 因為您在度假，病假，家庭緊急情況等。
• “晚點回信”的回覆  - 因為當您參加工作相關的活動時

如何表達"不在辦公室"

Subject line – Out of office:

Hello,

Thanks for your email. I am out of the office until [DATE]. I will reply to your email after I return.

If you need more immediate assistance, please email John Wang (johnw@aaacompany.com).

Best,
[YOUR NAME]

• 你會reply “after” you return，而不是reply “when” you return。 不要說你會回覆信件"當你回來"，這樣你在進辦公室的那天可能需要回覆好幾百封信件。---給自己留時間完成回信
• “更”即時協助，而不是“即時協助”。不要承諾讓你的同事立即回覆。當你不在的時候，他們已經增加額外的工作去cover你的事情。所以你應該在信件中表達出，他們將能夠“在你回來前"更即時“提供幫助。

以下是不應包含在離開辦公室消息中的內容：

•  你為什麼出去：不要吹噓你的愉快度假，不要承認你有家庭緊急情況( family emergency)。畢竟你不在辦公室的原因與任何人無關，人們只需要知道你不在辦公室。
• 你出去的第一天：許多人說，“我會從X月X日到X月X日不在辦公室。當對方收到自動回覆信件時，你一定已經不在辦公室了。因此，沒有必要揭示你的假期有多長，只需告知你何時會回來。
• 你要去哪裡：再次強調，不要吹牛。再者，這就像你不應該在社交媒體上告訴全世界你離開你的家一樣，你也不應該透過電子郵件告訴別人。不要說這太誇張，之前我就有親戚在長週末的時候被偷了...這種事情真的發生過。(所以扭扭的家族旅遊都不會打卡，特別是出國很多天的行程更是低調)

如何表達"晚點回信"

Subject line – Slow to Respond:

Hello,

Thanks for your email. I am at [EVENT NAME] until [DATE] and may be slow to reply until then.

If you need more immediate assistance, please email John Doe (jdoe@fakename.com).

Best,
[YOUR NAME]

如果你出差、離開團隊或你仍在工作的任何其他場合，你應該使用“晚點回覆”，意思是你還是再上班，但是無法回覆您的資訊像往常一樣即時。休假時不要使用“Slow to Respond”。

基本上格式大同小異, 以下用顏色做一點區分, 大家可以更換著用, 這樣才不會顯得文字很呆版或是太制式~

      開場白

     說明我不在

     如何解決問題

     信末問候

*Regards, Kind regards, Warm Regards和Best regards意思都差不多，regards是致上問候，加上kind/warm/best表示親切的問候、最好的問候*

#Sample_國定假日

Thank you for your message. Our office is closed today, [Date], due to a national holiday.  I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as I can. 

Best regards,

[Your Name] *信末問候後面, 記得要加上自己的名字*

#Sample_出差參展

You have reached the mailbox of [Your Name]. I am at ABC Fair and will be back on [Date]. Please refer all urgent matters to [Contact Person] at the following email address [Contacts Email Address].

Regards,

#Sample_外出開會

Thank you for your message. I am out of the office attending a meeting today and may be slow to respond /only have intermittent access to email. If the matter needs urgent attention please contact [Contact Person] on [Telephone Number] or email [Contacts Email Address].

Best regards,

#Sample_1

Thank you for your email. I’m out of the office at the moment and will be back at [Date]. During this period, I will have limited access to my email. For immediate assistance please contact me on my cell phone at [Telephone Number]. Apologies for any delays until then!

Best Regards,

#Sample_2

You have reached the mailbox of [Your Name]. I will be out of the office until [date]. If you need urgent help please contact my assistant [Contact Person] on [Telephone Number] or email [Contacts Email Address]. Thank you for your patience and understanding. 

Regards,

#Sample_3

Thank you for your email.  I am currently out of the office with limited access to email. If you need immediate assistance during my absence, please contact [Contact Person] at [Contacts Email Address]. Otherwise I will respond to your emails as soon as possible upon my return.If you need immediate assistance during my absence, please contact [Contact Person] at [Contacts Email Address]. Otherwise I will respond to your emails as soon as possible upon my return.

Warm Regards,

#Sample_4

Thank you for your email. I am currently out of the office and will be returning on [date]. If the matter is urgent, please call me on my mobile on [Telephone Number]. Alternatively, please get in touch with [Contact Person] at the following email address [Contacts Email Address]. I will do my best to respond promptly to your email after I return.

Kind regards,

[英文] 五花八門的假，到底該怎麼說？